社内コミュニケーションが上手くいかない原因とは？
組織の成果を左右する対話の改善方法

社内コミュニケーションが上手くいかない原因

テレワークの浸透やダイバーシティの推進など働き方や人材が多様化する中、社内コミュニケーションに課題を感じる企業も増えています。在宅勤務が増えるなど物理的距離による対話機会の不足、業務以外の会話をしにくい効率重視の風潮など、組織全体に原因がある場合も多いでしょう。

そして、従業員一人ひとりのコミュニケーションスキルの不足も大きな原因のひとつ。SNS世代でもある若手社員は対面でのやり取りに慣れていなかったり、情報を伝える手段としての会話に留まってしまったり、従業員同士の信頼関係が築きにくいため、コミュニケーション不足に陥ってしまいます。

社内のコミュニケーションが不足すると、情報共有が遅れてミスやトラブルが増加し、顧客からの信頼を失うなど企業イメージにも影響します。従業員のモチベーションやエンゲージメントの低下も招くため、改善へ向けた取り組みが必要です。

相互理解を深める対話のポイント

社内のコミュニケーションで大切にしたいのが、従業員同士の相互理解を深める「対話」。しかしSNSやメールなどテキストでのやり取りだけで済んでしまう業務も多く、苦手意識を持つ従業員も増えています。どのようなポイントを意識すると、対話が上手く進むのでしょうか？

相手の真意を引き出す「傾聴力」

「対話」は相互理解を目的とし、お互いの価値観や本音を認め合い共有する双方向のコミュニケーションを指します。似た言葉に「会話」がありますが、会話には目的がなく日常的な雑談や社交を指します。

相手を理解することを目的とする対話では、「話す」より「聴く」ことを大切にすると円滑にコミュニケーションを取ることができます。特にビジネスシーンで重視されるのが、丁寧に耳を傾けて相手の本音や真意を引き出す「傾聴力」。高い傾聴力が身につくと言葉の裏にある意図や感情まで汲み取ることができ、潜在的な想いに応えることも可能になります。相手は自分の考えを尊重してもらえたと感じ、高い信頼を得ることにもつながります。

信頼感を与える所作や立ち居振る舞い

コミュニケーションにおいて、ときに言葉以上に印象を左右するのが、所作や立ち居振る舞いです。立ち姿や座り姿などふだんの所作が美しいと心まで美しく見え、同僚や上司、後輩に信頼感や安心感を与えることができます。言葉でのコミュニケーションが苦手な人は、まず所作に気を配ることからはじめても良いかもしれません。

また挨拶や表情もコミュニケーションの基本です。朝夕だけでなく社内ですれ違う時には軽く会釈をする、人と接する際は自然な笑顔を意識するなど、話しやすい雰囲気を印象づけることで自然と対話にもつながるでしょう。

社内コミュニケーションを浸透させる施策

従業員同士のコミュニケーションの活性化は、生産性の向上や業務の効率化など組織全体にプラスの効果が期待できます。良好なコミュニケーションを社内に浸透させるためには、どのような取り組みが有効なのでしょうか？

共通認識や指針の設定

コミュニケーション力は一人ひとりの経験による側面もあり、言語化が難しいため、指導や教育に悩む企業も多いかもしれません。顧客や取引先とのコミュニケーションに関しては、マニュアルを設ける場合もありますが、社内コミュニケーションに関しては個人の裁量に任される場合がほとんどでしょう。

しかし組織全体のコミュニケーションを活性化するためには、ある程度の指針も必要です。言語化しにくいコミュニケーションスキルですが、「好印象を与えて相手の心を開く」「話を聴く時には相槌やうなずきで共感を示す」「聞き取りやすいスピードと声の大きさを知る」など、いくつかポイントを抑えるだけで相手に与える印象が変わり、スムーズな対話が可能になります。組織全体で共通認識を持つことで、店舗・支店、部署ごとのスキルレベルのばらつきを防ぎ、帰属意識を高めることにもつながります。

コミュニケーション研修の実施

特に多くの従業員を抱える企業の場合、組織全体のコミュニケーションスキルを高めるためには、時間も労力も要します。全社的なコミュニケーション研修を実施することで、効率的なスキルアップとレベルの統一化につながることも期待できます。

コミュニケーション研修の実施には、社内研修の他に外部の企業向け研修サービスを利用する方法があります。専門的な知識や経験に基づくプロフェッショナルなスキルが身につくため、社内にノウハウや人員などのリソースが不足している場合など、検討をおすすめします。

企業向けコミュニケーション研修のメリット

社内コミュニケーションの向上のためには、研修の外部委託も有効です。企業向けのコミュニケーション研修には、どのようなメリットがあるのでしょうか？

幅広いスキルが体系的に身につく

コミュニケーション力を高めるためには、心に寄り添い真意を引き出す「傾聴力」、自分の考えを適切に伝える「伝達力」、信頼感と安心感を与える「所作」など、様々な能力が必要です。

企業向けコミュニケーション研修は、限られた時間内で信頼関係を築くための幅広いコミュニケーションスキルが身につくようカリキュラムが組まれています。なぜコミュニケーションスキルが組織力につながるのかといった理由や理論から説明するため、受講者が納得して行動に移すことができ、研修後すぐに効果を実感できる可能性もあります。

客観的な視点での課題解決

業種・職種、世代、従業員数などが異なる様々な企業で研修を行なってきた経験やデータも企業向け研修の強み。多くの事例を基に客観的な視点で社内コミュニケーションにおける課題を見出し、企業の要望などをヒアリングした上で、具体的な改善ポイントを提示してくれます。

課題や問題だけではなく、自社では見落としがちな長所や魅力もわかるため、企業の人材の強みを活かした改善が可能になります。

帰属意識の向上

企業向け研修は、現場でスムーズに活かしやすいよう実践型の講習が効果的に組み込まれています。実際の業務を想定したロールプレイング形式で所作を身につけたり、ワークショップ形式でコミュニケーションに対する課題や考え方を共有したり、受講者同士の交流の場として研修自体が社内コミュニケーション活性化のきっかけにもなります。

従業員同士が話す機会を設けることで、お互いの仕事に対する考え方などを知ることもでき、研修を受ける中で帰属意識も高まるでしょう。

コミュニケーションが生まれる資生堂の研修

スキルの習得だけでなく、従業員の交流の機会にもなる企業向けコミュニケーション研修。資生堂が提供する「ビューティー＆セルフプロデュース（BEAUTY ＆ SELF PRODUCE）プログラム」は、顧客応対の経験を活かしたコミュニケーションスキルが身につく独自のプログラムをご用意しています。

美のスペシャリストによるメイク実習やロールプレイングで学ぶ対話術など体験型の講座も多く、研修を通して従業員同士の交流も深めることができます。社内コミュニケーション向上に特化したカスタマイズも可能ですので、ご興味のある方はぜひ一度お問い合わせください。

社内コミュニケーションの活性化で組織力アップ

円滑な社内コミュニケーションは、生産性向上や業務効率化など組織の成長にも大きく影響します。傾聴力や所作などが身につく研修を効果的に取り入れて、信頼関係が生まれる職場環境を目指しましょう。