ビジネスで必須なコミュニケーションスキルはどのようなもの?能力を鍛えるコツ

ビジネスでなぜコミュニケーションスキルが重要なのか

ビジネスシーンにおいて、コミュニケーション能力がスキルとして求められることも増えてきましたが、その理由としては社内外問わず円滑な関係を構築するためであると考えられます。

社内において、上司と部下との関係はもちろん、同僚や他部署とのコミュニケーションも上手くいけば、スムーズに仕事を進められ、結果的に売上が向上するなど良い影響を及ぼすこともあります。社外に対しては、顧客とのコミュニケーションであれば成約率につながり、取引先相手であれば友好的な協力関係や会社の利益につながる可能性も、コミュニケーション能力を高めることで生まれてきます。

このように、ビジネスではコミュニケーション能力がさまざまな良い影響をもたらすことが多くあるため、昨今ではスキルとして求められているのです。では、どのようなスキルが必要となるのか、職種によって特に必要とされるのは何かなど、ビジネスコミュニケーションに関して詳しく解説していきます。

ビジネスコミュニケーションで必須なスキル・能力

まず、どのようなスキルがビジネスコミュニケーションにおいて必要であるかについて、主に3つの要素が重要とされています。そもそもコミュニケーションとは言語・非言語両方からお互いの考えや感情を伝えて相互理解を深めることになりますが、その中でもビジネスにおいては次に述べるスキルが高く評価されています。

これらを重点的に鍛えることがビジネスコミュニケーション能力の向上につながるため、意識するようにしてください。

明確にわかりやすく意見を「伝える力」

ビジネスコミュニケーションにおける「伝える力」とは、話のポイントやゴールを正しく述べ、かつ具体的で相手にわかりやすく伝えられる能力を指しています。

専門用語ばかりでなくわかりやすい言葉で、断言できるところはしっかりと伝え、言い切りつつも曖昧な表現で認識のズレを生じさせないようにするなど、自分が伝えたいことだけを述べるのではなく、相手がきちんと理解できるように伝えることができれば、十分に高いスキルがあると考えられます。

相手の話をしっかりと理解する「聞く力」

「伝える力」とともに、相手の話していることを正確に理解しつつ、スムーズな応対ができる「聞く力」もビジネスでは重要です。ただ聞き取るだけではなく、適度に相槌を打つなど話を聞いている姿勢を見せたり、相手が話し終わるまでは会話を遮らないなど、聞く側としてのスキルを高めることで、より良いコミュニケーションが取れるようになります。

しっかりと聞いて正しく内容を理解するのも良いですが、相手の視点からは「正確に話を聞いてもらえているのか？」と不安に感じさせてしまうこともあるため、聞いていることが相手に見た目からも伝わるように表情や仕草にも気を付けてみましょう。

より情報を引き出す「質問する力」

「聞く力」においては、相手の話を聞く際に「話を正確に聞いて理解している」ことをわかってもらえるような姿勢と理解を示すことが重要でしたが、時には質問をすることで会話の内容を深めることが可能です。このときもいきなり正解を尋ねたり、選択肢を狭めるような質問をしたりするのではなく、より詳しい情報を引き出すことを意識して質問すると、さらに深いコミュニケーションを取りやすくなります。

また質問についても先述した「伝える力」と同様に、わかりやすく質問することが重要です。
「なぜ」や「なにを」のような5W1Hを踏まえて、具体的な質問になるようにしましょう。

ビジネスコミュニケーション能力を高めるメリット

先に述べた通り、ビジネスシーン向けにコミュニケーション能力を高めることは、個人だけではなく会社としてもメリットの多いことですが、具体的なメリットは何かを見ていきましょう。

仕事の生産性が向上する

円滑なコミュニケーションによって業務もスムーズに進み、結果として生産性の向上につながることがメリットのひとつとして挙げられます。ビジネス上ではさまざまな人とコミュニケーションを取る機会がありますが、業務において正確に情報共有することで効率的に仕事ができ、プレゼンや交渉時にはコミュニケーション能力が高いと良い結果につながることもあります。

逆にビジネスコミュニケーション能力が低いと、業務も滞る可能性もあり、社外交渉も上手くいかないことで成果が上げられないということにもなるかもしれません。生産性はコミュニケーション能力だけで変わるものではないものの、深い関係にあると考えられます。

職場環境の改善につながる

社内においては業務の効率化だけではなく、コミュニケーション能力を高めることで職場環境の改善にもつながります。例えば、上司と部下の関係できちんとコミュニケーションが上手く取れていると、部下が何か困った際にも相談でき、環境としても働きやすくなり、結果として離職率の低下につながるなど良い結果につながることも考えられます。

ただ、良い職場環境とは積極的に意見を述べることができ、それを受け入れる・もしくは真摯に対応する環境のことであり、気軽になんでも話して良いというような環境だと、かえってコミュニケーションによる弊害が生じることもあります。そのためにも正しくビジネスコミュニケーション能力を高めていくことを心がけることが必要です。

ビジネスマンとしてレベルアップできる

ビジネスコミュニケーション能力を高めることで対応の中でさまざまな情報を得ることができるようになり、自分の知見も深まることでビジネススキル自体もレベルアップしていきます。また、自分の得た情報やノウハウを同僚や後輩にも伝えていくことで、自分だけではなく他者も成長することができ、各人が成長することは企業価値の向上にもつながり、人材育成の面でも効果的であると考えられます。

ビジネスコミュニケーション能力を鍛える方法

コミュニケーション能力はこれまで生活してきた中で培われていくものですが、意識的に鍛えるにはどのような点に注意する必要があるのでしょうか。特にビジネスにおけるコミュニケーション能力の向上に関わるポイントをいくつか紹介していきましょう。

PREP法を意識して伝える

「PREP法」をベースに伝えることを心掛けることで「伝える力」を鍛えることができます。「PREP法」とはPoint（要点、結論）・Reason（理由）・Example（具体例）・Point（再度の要点、結論）の順番による伝え方の構成で、これを用いることで理論的かつ説得力のある会話ができるとされています。

最初はひとつのテクニックとして用いながらも、慣れてくるとこの順序で考え方も整理できるようになり、スムーズなコミュニケーションを取れるようになるでしょう。

良い第一印象を心掛ける

第一印象を良くすることもビジネスコミュニケーションの改善につながります。コミュニケーション能力を磨いたとしても、第一印象が悪いとコミュニケーション時にもバイアスがかかってしまい、本来発揮できる効果が減ってしまうこともあるでしょう。

ビジネスにおいては清潔感やナチュラルな見た目である方が第一印象の良さにつながります。特に営業職や接客業など対面でコミュニケーションを取る機会が多い職種・業種の方は、コミュニケーションスキルの向上に加えて、第一印象にも気を配ることで、より効果的にビジネスコミュニケーション能力を鍛えることができます。

コミュニケーション上手な人や研修から学ぶ

これまでビジネスコミュニケーションを実践してきた会社の上司などは特に身近な手本であり、所作や会話の仕方を真似ることがビジネスコミュニケーション能力を鍛えることにもなります。または人当たりが良い友人や交友関係が広い知り合いなどを分析することで、自分にも活用できるコミュニケーションのコツが見つかるかもしれません。

もしくは外部の研修を活用すれば、コミュニケーションを理論的に学ぶこともできるでしょう。コミュニケーションに関する研修は具体的なポイントを知ることができるため、まずは知識として学んでから実践に移していきたいという場合にはこちらも効果的です。

社内外問わないコミュニケーション能力を磨ける資生堂の研修コース

資生堂でもコミュニケーションに関する研修を行っており、「ビューティ＆セルフプロデュース（BEAUTY ＆SELF PRODUCE）プログラム」における「コミュニケーション特化コース」では、これまで解説してきたビジネスコミュニケーションで必要なスキルを明瞭かつ具体的に学ぶことができます。

これまで資生堂が培ってきた接客ノウハウを活かした会話術やコミュニケーションで重要なポイントを実践しながら理解することができるため、個人だけではなく会社として全体的にビジネスコミュニケーション能力を高めたいというときなどにはぜひご活用ください。

また、ほかにも「第一印象アップコース」などビジネスに活用できる研修もあり、必要に応じてコース内容を調整することも可能ですので、気になった方は一度お気軽にお問い合わせください。

ビジネスに合ったコミュニケーション能力を磨くメリットは大きい！

ビジネスではコミュニケーション能力があるか否かによって結果に影響を及ぼすことも少なくはなく、職種・業種によっては売上にも大きく関わってきます。そのため、一般的なビジネスマナーに加えて、日々スキルを磨いていくことでより多くのメリットを得ることができます。

ただ、あくまでコミュニケーション能力とは良い結果をもたらすための方法であり、鍛えたあとは必ず実践に移すことも重要です。そして、社外に対してだけではなく、社内でのコミュニケーションにも重要な能力になりますので、ビジネスマンであれば鍛えておきたいスキルであることを理解しておいてください。

資生堂の研修では、コミュニケーションにおいて必要なポイントやコツをしっかりと学ぶことができます。ビジネス特化のコミュニケーションスキルを高めたい・自分を磨いてレベルアップをしたいという際はぜひご利用ください。